Co je ProjectHub
ProjectHub je interní nástroj Fruitisimo pro řízení projektů a koordinaci práce napříč odděleními. Slouží k plánování, přidělování a sledování úkolů v reálném čase — bez nutnosti sdílet Excel soubory nebo prohledávat e-maily.
Projekty
Ucelené pracovní celky s termínem, prioritou a odpovědnou osobou.
Úkoly
Konkrétní pracovní jednotky přiřazené konkrétní osobě s termínem.
Týmy
Každý projekt má vlastníka, řešitele a účastníky z jednoho i více oddělení.
Přehled
Dashboard ukazuje stav všech projektů a úkolů na jednom místě.
Terminologie
Jednotná terminologie zabraňuje nedorozuměním. Tato pojmenování platí v celém Fruitisimo ProjectHub.
| Pojem | Definice | Příklad |
|---|---|---|
| Projekt | Ucelený soubor práce s definovaným výsledkem, termínem a vlastníkem. Seskupuje úkoly jedné iniciativy. | „Letní kampaň 2026", „Otevření pobočky Brno" |
| Úkol | Konkrétní pracovní jednotka přiřazená jedné osobě. Má termín, prioritu a stav. | „Připravit grafiku banneru", „Objednat suroviny" |
| Podúkol | Dílčí krok uvnitř úkolu, přiřazený konkrétní osobě. Používej, když úkol vyžaduje více kroků od více lidí. | Úkol „Spustit promo" → podúkol „Schválit copy" |
| Checklist | Kontrolní seznam kroků bez přiřazení osoby. Nástroj pro jednoho řešitele k ověření úplnosti. | „Zkontrolovat ceny", „Potvrdit dodávku" |
| Příloha | Soubor přiložený k úkolu. Podporované formáty: PDF, DOCX, XLSX, JPG, PNG. Max 10 MB. | Ceník, fotografie produktu, schválená grafika |
| Vlastník projektu | Osoba zodpovědná za výsledek celého projektu. Typicky manažer nebo vedoucí iniciativy. | Vedoucí marketingu, provozní manažer |
| Řešitel úkolu | Osoba zodpovědná za splnění konkrétního úkolu. Každý úkol má právě jednoho řešitele. | Grafik, koordinátor, technický specialista |
| Účastník projektu | Člen týmu s přístupem k projektu. Vidí všechny úkoly a může do projektu přispívat. | Každý, kdo pracuje na dílčích úkolech projektu |
| Oddělení | Organizační jednotka. Projekt může náležet více oddělením zároveň. | Provozní, Marketing, Technické, Expanzní, Vedení |
Role a přístupy
Každý uživatel má přiřazenou roli, která určuje, co může v systému dělat.
| Role | Popis | Klíčová oprávnění |
|---|---|---|
| Admin | Plný přístup k celému systému. | Vše: projekty, úkoly, uživatelé, nastavení. Archivace projektů. |
| Ředitel | Přístup ke všem projektům a přehledům. | Vytváří a edituje projekty, přiděluje úkoly, vidí reporty všech oddělení. |
| Manažer | Řídí projekty svého oddělení. | Vytváří projekty a úkoly, přiděluje práci, vidí výstupy svého oddělení. |
| Zaměstnanec | Plní přidělené úkoly a přispívá do projektů, kde je účastníkem. | Vidí jen projekty, kde je vlastníkem, řešitelem nebo účastníkem. |
Správa projektů
Stavy projektu
Každý projekt prochází životním cyklem. Stav se mění ručně — systém ho nemění automaticky.
| Stav | Kdy použít | Co to znamená |
|---|---|---|
| Návrh | Při vytvoření projektu | Projekt je plánován, práce ještě nezačala. Může se měnit rozsah. |
| Probíhá | Když práce začíná | Tým aktivně pracuje. Výchozí zobrazení v přehledu projektů. |
| Pozastaveno | Při dočasném zastavení | Práce je přerušena (čekání na schválení, blokátor). Projekt nezmizel. |
| Dokončeno | Po uzavření projektu | Vše je hotovo. Projekt zůstává v systému, ale nevykazuje se ve výchozím filtru. |
Priority projektů
| Priorita | Definice | Očekávaná reakce |
|---|---|---|
| Nízká | Bez dopadu na provoz při zpoždění | Vyřešit do konce měsíce, dle kapacit. |
| Střední | Standardní priority — většina projektů | Plnit dle nastaveného termínu bez urgence. |
| Vysoká | Zpoždění ovlivňuje provoz nebo zákazníky | Aktivní řešení, pravidelná kontrola stavu (min. 2× týdně). |
| Kritická | Okamžitý dopad na provoz nebo zákazníky | Eskalace na ředitele, řešení dnes. Denní status. |
Jak vytvořit nový projekt
Klikni na „Nový projekt" v sekci Projekty
Tlačítko je v pravém horním rohu přehledu projektů.
Vyplň základní informace
Název (povinný), popis, stav, prioritu, termín zahájení a dokončení. Čím přesnější popis, tím lepší orientace pro tým.
Přiřaď vlastníka a oddělení
Vlastník = osoba zodpovědná za výsledek. Oddělení určuje, kdo projekt vidí v přehledu. Projekt může patřit více oddělením.
Přidej účastníky projektu
Všichni přidaní účastníci vidí projekt a všechny jeho úkoly — bez ohledu na roli.
Nastav stav na „Probíhá" a vytvoř první úkoly
Projekt ve stavu Návrh se nezobrazuje ve výchozím filtru týmu — přepni ho na Probíhá, jakmile práce začíná.
Správa úkolů
Anatomy úkolu
Název + popis
Co má být hotovo a proč. Popis je klíčový — nepiš jen název, napiš kontext.
Řešitel
Vždy jedna osoba. Pokud práci dělá více lidí, rozděl na podúkoly.
Termín
Datum dokončení. Bez termínu se úkol neobjeví v upozorněních.
Priorita + stav
Priorita = jak naléhavé. Stav = kde v procesu. Obojí udržuj aktuální.
Stavy úkolu
| Stav | Popis |
|---|---|
| Nový | Úkol byl vytvořen, práce nezačala. |
| Probíhá | Řešitel aktivně pracuje. |
| Pozastaveno | Čeká na něco externího — schválení, podklady, jiný úkol. |
| Hotovo | Úkol je splněn. Progress projektu se aktualizuje automaticky. |
Podúkoly vs. checklist
| Podúkol | Checklist | |
|---|---|---|
| Komu je přiřazen | Konkrétní osobě | Nikomu — je to jen seznam |
| Kdy použít | Různé kroky dělají různí lidé | Jeden člověk kontroluje více kroků |
| Příklad | „Schválit copy" → Lucie, „Vyrobit grafiku" → Jan | „Zkontrolovat cenu / Ověřit množství / Podepsat" |
Spolupráce v týmu
Komentáře a komunikace
Každý projekt má záložku Komentáře, kde mohou účastníci diskutovat. Používej komentáře k předávání kontextu, sdílení výsledků nebo otázek — namísto e-mailu, který se ztratí.
Komentáře podporují @zmínění konkrétní osoby — ta dostane notifikaci.
Přílohy k úkolům
Ke každému úkolu lze přiložit soubory (PDF, DOCX, XLSX, JPG, PNG, max 10 MB). Přílohy uchovávej přímo u úkolu — ne na sdíleném disku, kde se soubory ztrácejí.
Viditelnost pro zaměstnance
Zaměstnanec vidí projekt tehdy, když:
- Je vlastníkem projektu,
- má přiřazený úkol v daném projektu,
- nebo byl přidán jako účastník projektu.
Účastník vidí všechny úkoly projektu — i ty, které mu nejsou přiřazeny. Tím získá přehled o práci celého týmu.
Notifikace
Systém automaticky zasílá notifikace (v aplikaci i e-mailem) při klíčových událostech.
| Událost | Kdo dostane notifikaci |
|---|---|
| Nový projekt vytvořen | Všichni aktivní uživatelé |
| Přiřazení úkolu | Řešitel úkolu |
| Termín úkolu se blíží (3 dny) | Řešitel úkolu |
| Termín úkolu vypršel | Řešitel úkolu |
| Změna stavu projektu | Vlastník projektu |
| Změna termínu projektu | Všichni aktivní uživatelé |
| @zmínění v komentáři | Zmíněná osoba |
Dashboard a přehled
Dashboard je výchozí obrazovka po přihlášení. Zobrazuje klíčové metriky pro rychlou orientaci.
Statistiky projektů
Celkový počet projektů, aktivní projekty, dokončené, pozastavené.
Úkoly po termínu
Přehled úkolů, jejichž termín již vypršel a nejsou označeny jako hotové.
Nadcházející termíny
Úkoly s termínem v příštích 7 dnech — pro plánování týdne.
Nedávná aktivita
Přehled posledních změn v projektech a úkolech napříč týmem.
Filtrování projektů
V sekci Projekty lze filtrovat podle:
- Stav — výchozí zobrazení: jen projekty ve stavu Probíhá
- Priorita — zobrazit jen kritické nebo vysoké priority
- Oddělení — filtr podle organizační jednotky
- Fulltextové hledání — prohledá název projektu
Doporučený workflow pro manažera
Tento postup funguje pro většinu projektů v Fruitisimo. Uprav ho podle povahy konkrétní iniciativy.
Vytvoř projekt ve stavu Návrh
Vyplň název, popis záměru, oddělení a předpokládaný termín dokončení. Vlastníka nastav na sebe nebo vedoucího iniciativy.
Přidej účastníky a nastav parametry
Přidej všechny, kdo se budou podílet. Nastav prioritu projektu a realistický termín — ten lze vždy upravit.
Přepni stav na Probíhá a vytvoř úkoly
Rozlož projekt na úkoly. Každý úkol přiřaď konkrétní osobě s termínem. U složitějších úkolů přidej podúkoly nebo checklist.
Týdenní kontrola stavu
Každý týden projdi Dashboard a záložku Úkoly v projektu. Zkontroluj úkoly po termínu, ověř stav u řešitelů, uprav priority podle situace.
Eskaluj blokátory včas
Úkol ve stavu Pozastaveno déle než 3 pracovní dny = blokátor. Eskaluj nebo přesuň zodpovědnost. Nepoužívej Pozastaveno jako „odloženo".
Uzavři projekt jako Dokončeno
Po splnění všech úkolů změň stav projektu na Dokončeno. Projekt zůstane v systému a bude přístupný pro zpětnou referenci.
Doporučený rytmus pro manažera
| Frekvence | Akce |
|---|---|
| Denně | Zkontroluj Dashboard — nové notifikace, úkoly po termínu. |
| Týdně (pondělí) | Projdi všechny aktivní projekty, zkontroluj progress úkolů a termíny. |
| Týdně (pátek) | Uzavři dokončené úkoly, aktualizuj stavy projektů, plánuj příští týden. |
| Měsíčně | Přehodnoť priority projektů, zkontroluj projekty ve stavu Návrh — spustit nebo zrušit. |
Osvědčené postupy
Co dělat ✓
- Každý projekt má vždy přiřazeného vlastníka — nikdy „nikoho".
- Piš popis projektu tak, aby novému členovi týmu stačil k pochopení záměru.
- Přidávej termíny i k interním úkolům — bez termínu se nic nestane.
- Používej komentáře v projektu namísto e-mailu — kontext zůstane u práce.
- Udržuj stav projektů aktuální — „Probíhá" projekt, na kterém nikdo nepracuje, zahlcuje přehledy.
- Přikládej podkladové soubory přímo k úkolům (ceníky, briefy, schválené grafiky).
- U kritické priority informuj tým osobně — notifikace nestačí.
- Pravidelně archivuj dokončené projekty změnou stavu na Dokončeno.
Čemu se vyhnout ✗
| Chyba | Proč je problém | Řešení |
|---|---|---|
| Úkol bez řešitele | Nikdo za něj nenese zodpovědnost. | Vždy přiřaď konkrétní osobu. |
| Úkol bez termínu | Nespadá do žádného přehledu, „ztratí se". | Nastav termín, i přibližný. |
| Jeden úkol → dva řešitelé | Každý čeká, že to udělá ten druhý. | Rozděl na podúkoly, každý s jedním řešitelem. |
| Projekt ve stavu Návrh měsíce | Tým nevidí záměr, práce nezačne. | Spusť nebo projekt zruš/archivuj. |
| Komentáře místo uzavření úkolu | Progress projektu se nezobrazuje správně. | Označ úkol jako Hotovo, pak komentuj. |